きれいな文章より、決まったことが分かるメモに
打ち合わせのあとに残る「何となく分かるメモ」。まずはこれを、決定事項・やること・保留の三つに分けてみましょう。録音や文字起こしの機能は使わず、自分で取った短いメモを貼る方法なので、手元の練習材料だけで始められます。
共有してよい情報だけを使ってください。顧客名、連絡先、公開前の企画などは置き換え、社内・契約上のルールも確認しましょう。
このメモを貼って試そう
次の架空メモを整理してください。 ・記事テーマは初心者向けのファイル整理 ・構成案はAさんが11/5までに用意 ・公開日は未定 ・画像が必要かは次回相談 ・Bさん「タイトル候補もあったらよさそう」 出力：決定事項／担当・作業・期限の表／未決事項。 提案と決定を区別し、書かれていない担当・期限は「未定」にしてください。
この例なら、構成案の担当はAさん、期限は11月5日です。一方、タイトル候補は発言に出ただけで、担当も実施も決まっていません。「Bさんがタイトルを作る」と変換されていないか見てみましょう。
元メモとの対応を見せてもらおう
整理結果の各項目に、根拠となった元メモの一文を付けてください。 推測が入っている部分を列挙し、事実と分けてください。
短いメモでは前後関係が足りないことがあります。「画像を用意する」と決めつけず、「画像の要否を次回相談」と残すのが今回の正解です。AIの整理結果をもう一度AIに見せるだけで終わらせず、必ず元メモを見ます。
共有前に確認すること
- 決定事項と検討中の案を分ける。
- 担当・期限の空欄を無理に埋めない。
- 参加者に確認したい点を末尾にまとめる。
- 確認後の版に日付を付け、古い下書きと区別する。
文章を整えるのはAIが手伝えますが、合意があったかどうかは参加者に確認が必要です。「確認用のたたき台」として共有し、修正が来たら元メモと一緒に残しておくと次回も追いやすくなります。
参考にした公式ガイド
手順・例文・チェック表は、このサイトで作成した練習用の例です。機能の説明は次の公式資料も確認してください。