まずは架空の相談で試してみよう
副業の問い合わせに返事をしたいけれど、言い方が決まらない。そんなときは「何を伝えるか」を先に整理すると頼みやすくなります。ここでは、今週の追加依頼を引き受けられない場面を練習します。実際の取引先の氏名やメールアドレスは使わず、Aさんなどに置き換えましょう。
目標は、相手へのお礼・今回は引き受けられないこと・代案の三つが伝わる下書きを作ることです。AIから相手に送信する操作は、この手順には含みません。
材料と、約束できる範囲を伝えよう
問い合わせへの返信を考えてください。 相手：Aさん。継続のお客様。 内容：今週金曜までに記事を追加で1本依頼したい。 こちらの状況：今週は対応できない。来週火曜なら着手できるが、納期はまだ決められない。 口調：親しみがあり、丁寧。200文字程度。 お礼→今回は難しいこと→代案→確認の順で。 納期・値引き・対応範囲を勝手に約束しないでください。
出てきた文面で「来週火曜に納品します」と書かれていたら要修正です。「着手できる」と「納品できる」は違うので、材料と照らし合わせます。
日程調整にも使ってみよう
日程調整では候補を具体的にして、時間帯とタイムゾーンも添えます。曜日をAIに補わせず、自分のカレンダーで確認してから入力すると行き違いを減らせます。
オンライン相談の日程を調整する返信を作ってください。 候補：11月4日19:00〜19:30、11月6日20:00〜20:30。いずれも日本時間。 どちらがよいか相手に選んでもらう。合わなければ別候補をお願いする。 曜日や会議URLは追加しない。
送る前の30秒チェック
- 相手の呼び方、日時、金額を元の連絡と照らし合わせる。
- 自分ができない約束や、不要な謝罪が増えていないか読む。
- 声に出して、自分が普段使う言い方に直す。
- 宛先と添付ファイルを確認して、自分で送信する。
まだ硬ければ「お礼は残し、敬語を崩さずに短い文にしてください」と追加します。相手の事情を推測した文は削り、確認できたことだけ残しましょう。
参考にした公式ガイド
手順・例文・チェック表は、このサイトで作成した練習用の例です。機能の説明は次の公式資料も確認してください。