まずは中身を見えるようにしよう
ダウンロードフォルダには、請求書、画像、インストーラーなどが混ざりがちです。いきなり一括削除する前に、名前・種類・更新日時で並べ替えて、何があるか見てみましょう。日付が古いことだけで不要とは判断できません。必要な納品物や証憑が混ざっているかもしれません。
ここでは削除を自動化せず、コピーした練習用フォルダから始めます。クラウド同期している場所なら、移動や削除が他の端末にも反映されるか確認してください。
三つの置き場を作ろう
- 未確認：用途がまだ分からないもの。あとで見る日をメモする。
- 保管先へ移すもの：案件・月など、次に探す単位を決める。
- 一時利用：再入手できるか、作業が終わったかを確認する。
「その他」だけに集めると、また探しづらくなります。保管するファイルは、たとえば「案件A／受領資料」「2026-10／購入控え」のように、自分が探す場面に合わせます。大事な記録の保存期間は、それぞれの必要条件を確認しましょう。
同名のファイルが出たら立ち止まろう
移動先に同じ名前があっても、同じ内容とは限りません。開いて中身や版を確認し、必要なら別名で残します。「最終版」「最終版2」より、日付や用途を添えた名前にすると比較しやすくなります。拡張子はむやみに変更しないでください。
整理メモの例 元：ダウンロード／guide.pdf 先：案件A／受領資料／2026-10-23_guide.pdf 理由：案件Aから受け取った説明書 確認：移動先で開けた。元に戻す場所も記録済み。
週に一度、10分だけ続けよう
一度で全部片付けず、今週使ったものから10分だけ整理します。迷ったものは未確認に残し、何を確認すれば判断できるかを書きます。分からないファイルをAIに送る前には、個人情報や秘密情報が入っていないか見てください。
件数が増えてきたら、既存のファイル一覧を作るガイドで中身を一覧にする方法もあります。まず一覧、次に人が判断という順なら、誤って動かす範囲を小さくできます。
参考にした公式ガイド
手順・例文・チェック表は、このサイトで作成した練習用の例です。機能の説明は次の公式資料も確認してください。