最初は三つだけ保存しよう
同じ説明を毎回書いているなら、定型文メモが役立ちます。最初から専用アプリを作らず、普段のテキストエディターで「問い合わせのお礼」「日程調整」「記事の紹介」の三つを保存してみましょう。WindowsでもMacでも、テキストを編集できる環境で試せます。
顧客情報を含めない共通部分だけを残します。実際のメールの全文をためるより、何を差し替えるかが分かる形にすると再利用しやすくなります。
差し替える場所は、目立たせよう
【用途】問い合わせへの最初の返信 【差し替え】[[お名前]]、[[内容]]、[[返信予定日]] [[お名前]]さま お問い合わせありがとうございます。 [[内容]]について、確認して[[返信予定日]]までにお返事します。 どうぞよろしくお願いいたします。 【送る前】[[ が残っていないか検索する。返信予定日を自分で確認する。
日付や金額を共通文に固定しないのがポイントです。予定を約束できないときは、その一文自体を削ります。置き換えるだけでなく、今回の連絡に合うかも読み直しましょう。
件数が増えたら検索用の名前を付けよう
- ファイル名は「返信_問い合わせ」「告知_記事紹介」など用途でそろえる。
- 更新日と、使う場面を冒頭に書く。
- 古い版は別フォルダへ移し、候補を増やしすぎない。
- 月に一度、使わない定型文を見直す。
検索する言葉をタイトルに入れると、記憶に頼らず探せます。「よく使う文章1」のような名前より、実際に探すときの「返信」「日程」の方が便利です。
自分用ツールにするなら、ここから
定型文を検索できる小さなHTMLツールを作りたいです。 最初はテンプレート3件をHTML内に持ち、検索と本文表示だけにしてください。 自動送信・外部通信は不要です。 保存機能とコピー機能は、必要条件を決めてから追加します。 入力した語が0件のときも、分かる表示にしてください。
ブラウザ保存を足す場合、共有端末に文章が残ることがあります。保存先、削除方法、バックアップ方法まで決めてから追加しましょう。この記事の定型文自体は、メモにコピーするだけでも使えます。
参考にした公式ガイド
手順・例文・チェック表は、このサイトで作成した練習用の例です。機能の説明は次の公式資料も確認してください。